1 - Em processos de pagamento de eventos tais como inscrições em congressos, seminários e correlatos, a unidade demandante deverá:

 

1.1 - Enviar a Declaração de Entidade Sem Fins Lucrativos conforme Artigo 6º da Instrução Normativa 1.234/2012 original via Correios para a DCF no endereço logo abaixo, ou declaração assinada digitalmente com certificação digital pelo ICP-Brasil;

1.2 -  Anexar via SEI a declaração de entidade sem fins lucrativos (no caso de a entidade organizadora do congresso, seminário e/ou correlato) NF conjuntamente com o Despacho de atesto da despesa, e;

Declaração de Entidade Sem Fins Lucrativos conforme Artigo 6º da Instrução Normativa 1.234/2012, para que não haja a retenção dos impostos federais (Anexo III) em desfavor da entidade organizadora modelo disponível no site:http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=37200

 

2 - Auxílio Viagem Individual:

 

2.1 - O pedido de auxílio viagem cujo o crédito orçamentário seja de nova matriz ou PDI da unidade não necessita de formulário do SRHPS, ou seja, criação de folhinha pelo DPI/DPA;

2.2 - Auxílio viagem cujo o crédito orçamentário seja de TED e/ou convênios com outros órgãos necessitam de criação de folha de pagamento pelo sistema SRHPS pelo DPI/DPA;

2.3 - Auxílio viagem com mais de 2 beneficiários no mesmo processo SEI deve ser feito por meio de uma lista de credores, LC, do sistema SIAFI. Se a unidade não tiver servidor cadastrado no sistema, os mesmos poderão ser cadastrados na DCF. Caso não seja possível, deve solicitar apoio ao DPA/DPI para essa finalidade.

 

3 - Auxílio Financeiro a Estudantes e Pesquisadores, Termo de Compromisso usado para auxílios pesquisas disponível em:

 

http://www.daf.unb.br/index.php?option=com_phocadownload&view=category&id=35:formularios&Itemid=699

3.1 - Deverá ser preenchido pelo beneficiário com dados legíveis e dados bancários corretos do titular do benefício, não podendo ser informada outra conta que não seja do próprio beneficiário, não podendo ser conta poupança, nem ser conta corrente bancária conjunta, nem conta desativada ou inativa.

 

4 - Folha de pagamento pelo sistema SRHPS:

 

4.1 - O atesto da despesa da folha não pode ser efetuado pelo beneficiário do pagamento, em função do princípio da Segregação de Função. Quando o gestor do projeto for o beneficiário, o atesto deverá ser realizado pelo gestor substituto. Quando ambos o gestor e substituto constarem na mesma folha de pagamento, o processo deve ser atestado pelo Diretor da unidade ou Chefia do Departamento.

4.2 - A gratificação por encargo de cursos e concursos, GECC, também não pode ser atestada pelo beneficiário do pagamento, neste caso a folha deverá ser atestada pelo titular da unidade ou seus substitutos.

 

5 - Inscrição em eventos, tais como inscrições em congressos, seminários e correlatos:

 

5.1 - Os documentos necessários são: Nota Fiscal, boleto ou recibo em nome da FUB, o atesto da chefia imediata do servidor ou por outro servidor da unidade, o certificado de participação do curso/evento, homologação da despesa pelo DAF, declaração via SEI de entidade sem fins lucrativos conforme consta no item 1 deste roteiro;

 

6 - Nota Fiscal:

 

6.1 - Ao receber os materiais/serviços juntamente com a nota fiscal, a unidade deverá enviar a nota fiscal, devidamente atestada, para DAF/DCO/CCO ou setor de compras equivalente, sob pena de responsabilização legal;

 

6.2 - A nota fiscal deve conter os dados bancários para o pagamento do beneficiário;

 

6.3 - O atesto deverá ser realizado por servidor da Universidade de Brasília, conforme modelo abaixo:

 

6.3.1 - Atesto que o material XX, referente à nota fiscal n° XX, foi entregue a esta unidade no dia XX/XX/XXXX, conforme solicitado em contrato, servidor XX (nome completo), matrícula FUB n° YY.

 

6.3.2 - Atesto que a prestação de serviço XX, referente à nota fiscal n° XX, foi prestada a esta unidade no dia XX/XX/XXXX, conforme solicitado em contrato, servidor XX(nome completo), matrícula FUB n° YY.

6.4 - A data do ateste deverá ser igual ou posterior à data de emissão da nota fiscal.

 

7 - Natureza de Despesa com Sub Elemento

 

http://www.daf.unb.br/index.php?option=com_phocadownload&view=category&download=355:natureza-de-despesa-com-sub-elemento&id=35:formularios&Itemid=699

 

8 - Material de Consumo e Material Permanente

 

A classificação orçamentária de um bem em material de consumo ou permanente se dá pelos seguintes conceitos utilizados pela Secretaria do Tesouro Nacional no Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público (2017), Parte I, subitem 4.6.1.

 

Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.

Ao classificar uma despesa com aquisição de material devem ser adotados alguns parâmetros que distinguem o material permanente do material de consumo.

Deve ser considerado material de consumo caso atenda pelo menos um dos critérios a seguir:

1. Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
2. Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
3. Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
4. Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como 4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 3.3.90.30);
5. Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

 

Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Além disso, ao realizar o controle patrimonial, a entidade deverá observar os princípios da racionalização do processo administrativo e da economicidade, previsto no artigo 70 da Constituição Federal. 

Desse modo, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relação-carga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no patrimônio da entidade.

Se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido à durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, também deverá ser controlado por meio de relação-carga, e incorporado ao patrimônio da entidade.